وقتی که صحبت از مدیریت هزینههای یک کافه کوچک میشود، بیشتر ذهنها به سمت اجاره، حقوق پرسنل یا قیمت دانه قهوه میرود. اما یکی از بخشهایی که اکثراً دستکم گرفته میشود، هزینه بستهبندی است. در حالی که همین بخش میتواند در پایان ماه عدد قابلتوجهی را به هزینههای جاری اضافه کند.
تعداد زیادی از کافهها در ماههای اول فعالیت خود، بدون برنامهریزی دقیق اقدام به خرید لیوان، درب، هولدر، پاکت بیرونبر یا ظروف دسر میکنند. نتیجه؟ یا هزینهها از کنترل خارج میشود، یا کیفیت بستهبندی پایین میآید و تجربه مشتری آسیب میبیند.
اگر صاحب یک کافه کوچک هستید یا قصد راهاندازی آن را دارید، بهتر است قبل از خرید عمده، هزینه واقعی بستهبندی ماهانه را محاسبه کنید. در این نوشتار قدمبهقدم بررسی میکنیم که چطور این هزینه را تخمین بزنید و چه نکاتی باعث کاهش هزینه بدون افت کیفیت میشوند.
چرا محاسبه هزینه بستهبندی اهمیت دارد؟
بستهبندی فقط یک وسیله مصرفی نیست. قسمت مهمی از هویت برند شماست. مشتری ممکن است طعم قهوه را فراموش کند، اما لیوان بیکیفیت یا دربی که نشتی دارد را حتماً به خاطر میسپارد.
از طرف دیگر هم، اگر هزینه بستهبندی را دقیق محاسبه نکنید، سود واقعی هر سفارش را هم نمیدانید. خیلی از کافههای کوچک قیمت نوشیدنی را فقط بر اساس مواد اولیه تعیین میکنند؛ در حالی که بستهبندی گاهی بین ۱۰ تا ۲۵ درصد هزینه هر سفارش بیرونبر را تشکیل میدهد.
چه اقلامی در هزینه بستهبندی کافه حساب میشوند؟
برای محاسبه درست، اول باید بدانید دقیقاً چه چیزهایی جزو بستهبندی هستند. معمولاً این موارد در یک کافه کوچک مصرف میشوند:
- لیوان کاغذی تکجداره
- لیوان دوجداره کاغذی
- درب لیوان
- هولدر لیوان
- نی
- همزن چوبی
- دستمال
- پاکت بیرونبر
- جعبه دسر یا ساندویچ
- ظروف سالاد یا صبحانه
- سینی مقوایی حمل نوشیدنی
بعضی کافهها فقط هزینه لیوان را حساب میکنند، در حالی که دیگر اقلام جانبی هم در پایان ماه عدد بزرگی میسازند.
مرحله اول: میانگین فروش روزانه را مشخص کنید
برای شروع باید بدانید روزانه چند سفارش بیرونبر دارید. فرض کنیم یک کافه کوچک بهطور میانگین در روز ۸۰ لیوان قهوه گرم، ۲۰ نوشیدنی سرد و ۱۵ سفارش دسر یا میانوعده فروش دارد. در این حالت مجموع سفارشهایی که نیاز به بستهبندی دارند حدود ۱۱۵ عدد در روز است.
اگر کافه شما تازه تأسیس است، میتوانید از آمار تقریبی مشابه بازار استفاده کنید و بعد از یک ماه اعداد واقعی را جایگزین کنید.
مرحله دوم: هزینه هر آیتم را جداگانه حساب کنید
اینجا مهمترین بخش محاسبه است. درواقع باید هزینه خرید عمده اقلام را دقیق بدانید و تقسیم بر تعداد هرکدام بکنید تا تعداد هرکدام را بدست آورید. سپس باید ببینید هر سفارش دقیقاً چه اقلامی مصرف میکند. مثلاً بگویید که یک سفارش قهوه گرم بیرونبر ۱ لیوان دوجداره، ۱ درب، ۱ دستمال و بعضاً ۱ هولدر نیاز دارد. پس هزینه بستهبندی آن را به راحتی حساب میکنید.
مرحله سوم: هزینه روزانه بستهبندی را به دست بیاورید
حالا میانگین سفارشهای روزانه را در هزینه هر بستهبندی که در مرحله قبل محاسبه کردیم ضرب میکنیم.
فرض کنیم:
۸۰ سفارش گرم × ۴۰۰۰ تومان
۲۰ سفارش سرد × ۵۰۰۰ تومان
۱۵ سفارش دسر × ۶۵۰۰ تومان
نتیجه:
نوشیدنی گرم= ۳۲۰ هزار تومان
نوشیدنی سرد= ۱۰۰ هزار تومان
دسر= ۹۷ هزار و ۵۰۰ تومان
در نهایت با جمع کردن تمام این موارد، مجموع هزینه روزانه را بدست میآوریم؛ که در مثال ما حدود ۵۱۷ هزار تومان میشود.
مرحله چهارم: هزینه ماهانه را محاسبه کنید
حالا اگر کافه ۳۰ روز فعال باشد: ۵۱۷ هزار تومان × ۳۰
که جواب میشود حدود ۱۵ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان در ماه
این عدد برای بسیاری از صاحبان کافه خیلی تعجب برانگیز است؛ چون خیلی اوقات قبل از محاسبه دقیق، تصور میکنند هزینه بستهبندی بسیار کمتر است.
چه عواملی باعث افزایش هزینه بستهبندی میشوند؟
میتوانیم چهار مورد را علل اصلی افزایش هزینههای ملزومات بیرونبر بدانیم:
۱. خرید در تیراژ پایین
خرید جزئی همیشه گرانتر است. وقتی تعداد کم سفارش میدهید، قیمت هر لیوان یا درب افزایش پیدا میکند. خیلی از کافهها هم به دلیل کمبود فضای انبار، خرید هفتگی انجام میدهند و همین موضوع هزینه نهایی را بالا میبرد.
۲. انتخاب اشتباه نوع لیوان
گاهی برای همه نوشیدنیها از لیوان دوجداره استفاده میشود؛ در حالی که برای بعضی سفارشها، لیوان تکجداره با هولدر گزینه اقتصادیتری است. در اصل انتخاب درست بستهبندی باید بر اساس نوع نوشیدنی و تجربه مشتری باشد، نه صرفاً ظاهر محصول.
۳. چاپ اختصاصی با تیراژ کم
چاپ اختصاصی روی لیوان جذاب است،اما اگر تیراژ پایین باشد، هزینه هر عدد بهشدت بالا میرود. برای کافههای کوچک شاید یکی از این روشها بهصرفهتر باشد:
+ استفاده از لیوان ساده + استیکر برند
+ چاپ تکرنگ
+ سفارش تیراژ بالاتر بهصورت دورهای
۴. هدررفت بالا
اگر بخشی از لیوانها آسیب ببینند، دربها شکسته شوند یا بستهبندیها مرطوب شوند، هزینه واقعی بیشتر از چیزی میشود که تصور میکنید. نگهداری اصولی بستهبندی در انبار اهمیت زیادی دارد.
چطور هزینه بستهبندی را کاهش دهیم بدون افت کیفیت؟
چند توصیه در این زمینه داریم:
الف) از تأمینکننده ثابت خرید کنید
وقتی خرید مستمر داشته باشید، خیلی اوقات قیمت بهتری دریافت میکنید و کیفیت هم ثابت میماند.
ب) موجودی را دقیق مدیریت کنید
اگر هر ماه آمار مصرف واقعی را ثبت کنید، نه بیشازحد خرید میکنید و نه ناچار به خرید فوری با قیمت بالا میشوید.
ج) برای همه سفارشها بستهبندی یکسان استفاده نکنید
فقط بعنوان مثال قهوه بیرونبر با لیوانکاغذی دوجداره، سفارش داخل سالن با فنجان سرامیکی و سفارشهای اقتصادی را با لیوان ساده بدون چاپ سرو کنید. این تفکیک میتواند هزینه ماهانه را به شکل محسوسی کاهش دهد.
د) بستهبندی را بخشی از قیمتگذاری بدانید
بعضی از کافهها هنگام تعیین قیمت منو، هزینه بستهبندی را فراموش میکنند. در نتیجه فروش بالا میرود اما سود واقعی پایین میماند.
قیمت نهایی هر نوشیدنی باید شامل موارد زیر باشد:
۱- مواد اولیه
۲- دستمزد
۳- اجاره
۴- مالیات
۵- بستهبندی
آیا بستهبندی ارزان انتخاب خوبی است؟
همیشه نه. اگر لیوان بیکیفیت باشد، ممکن است باعث نشت نوشیدنی شود. درب نامناسب ممکن است هنگام حمل باز شود. این اتفاقها مستقیماً روی تجربه مشتری و اعتبار برند تأثیر میگذارند. گاهی پرداخت کمی بیشتر برای بستهبندی باکیفیت، باعث بازگشت مشتری و تبلیغ دهانبهدهان بهتر میشود. پس دقت کنید که هدف فقط کاهش هزینه نیست؛ بلکه رسیدن به تعادل بین کیفیت و قیمت است.
جمعبندی
هزینه بستهبندی در یک کافه کوچک، عددی بسیار مهمتر از چیزی است که معمولاً تصور میشود. اگر این هزینه را دقیق محاسبه نکنید، ممکن است سود واقعی کسبوکار کمتر از انتظار باشد. برای مدیریت بهتر هزینهها حتماً مصرف واقعی را ثبت کنید، قیمت هر آیتم را جداگانه محاسبه کنید، خرید عمده و برنامهریزیشده انجام دهید، بستهبندی را متناسب با نوع سفارش انتخاب کنید و هزینه بستهبندی را در قیمتگذاری منو لحاظ کنید.
به خاطر داشتهباشید که یک کافه موفق فقط قهوه خوب سرو نمیکند؛ بلکه تمام جزئیات تجربه مشتری، حتی نوع لیوان و بستهبندی، را هوشمندانه مدیریت میکند.
