وقتی صحبت از بستهبندی در یک کسبوکار میشود، معمولاً ذهن ما به سمت هزینههای مشخصی میرود؛ مثلاً قیمت هر عدد کارتن، لیوان، پاکت یا رول سلفون. اما واقعیت این است که هزینههای بستهبندی صرفاً این ارقام نیستند. در اکثر کسبوکارها، مخصوصاً فروشگاههای آنلاین، تولیدیها، رستورانها و برندهایی که در زمینه FMCGکار میکنند، بخش اصلی هزینهها در جایی است که کمتر دیده میشود.
این هزینههای پنهان، اگر مدیریت نشوند، میتوانند سود عملیاتی کسبوکار را کاهش دهند یا حتی آن را از بین ببرند.
در این نوشتار بهصورت دقیق، اما با بیان ساده، تمام این هزینههای پنهان را بررسی میکنیم و در پایان میگوییم چطور میتوان با چند تصمیم هوشمندانه، آنها را کنترل و حتی تبدیل به فرصت کرد.
۱. سفارش سایزهای نادرست
یک اشتباه رایج در کسبوکارهایی که بستهبندی فیزیکی دارند، این است که «کمی بزرگتر بودن بسته بهتر است.
این باور در ظاهر منطقی به نظر میرسد، اما در عمل باعث اتلاف شدید مواد اولیه میشود.
چرا؟
- وقتی جعبه بزرگتر باشد، مصرف کاغذ افزایش مییابد
- ابعاد بزرگتر یعنی هزینه حملونقل بیشتر
- تعداد بستههای قابلجایگیری در یک پالت یا یک ماشین باربری کاهش مییابد
مثلاً یک فروشگاه اینترنتی کوچک که روزانه ۲۰۰ سفارش میفرستد، اگر فقط ۲ سانتیمتر در هر بُعد بستهبندی اضافه داشته باشد، در طول یک ماه ممکن است میلیونها تومان هزینه اضافی برای متریال، فضا و حمل پرداخت کند.
راهکارهای کاهش هزینه
- طراحی بستهبندی را اصولی انجام دهید، نه تجربی
- از سازنده بخواهید نمونه اولیه (پروتوتایپ) ارائه دهد و قبل از تولید اصلی، تست کنید
- اگر امکان دارد، از چند سایز استاندارد بهجای تعداد زیاد سایزهای سفارشی استفاده کنید
۲. بستهبندی بیکیفیت
برخی کسبوکارها فقط قیمت را معیار انتخاب خود قرار میدهند؛ یعنی فقط به دنبال اجناس ارزانتر هستند، بدون اینکه فکر کنند چرا این اجناس قیمت پایینتری دارند. اما یک کارتن بیکیفیت یا یک پاکت نازکشده، در ظاهر سودآور و در عمل یکی از پرهزینهترین اشتباههاست.
برخی از هزینههای پنهان کیفیت پایین محصولات بستهبندی، موارد زیر است:
- آسیبدیدن کالا در مسیر ارسال
- افزایش نرخ مرجوعی و تعویض
- صرف زمان و نیروی انسانی برای رسیدگی به شکایات
- از دست رفتن اعتماد مشتری و کاهش خریدهای بعدی
در نهایت هزینهای که یک کارتن چند تومان ارزانتر برای شما میسازد، چند برابر بیشتر از یک بستهبندی استاندارد خواهد بود.
راهکار کاهش هزینهها
- برای محصولات حساس، مقاومت فشاری جعبه را تست کنید
- اگر سفارشهای شما ارسالی است، شرایط رساندن آنرا مدنظر قرار دهید
- وزن بستهها را بررسی کنید؛ گاهی یک لایه اضافه، ده برابر خسارت احتمالی را کم میکند
۳. هزینههای پنهان انبارداری
یکی از بخشهایی که خیلیها به آن توجه نمیکنند، هزینه انبارداری محصولات بستهبندی شده یا بستهبندیهای خام است.
جعبه، کارتن، پاکت یا رول، اگر طراحی اشتباه داشته باشند:
الف)فضای زیادی اشغال میکنند.
ب)چیدمان آنها دشوار میشود.
ج)احتمال لهشدگی و خراب شدن در انبار بالا میرود.
این مسئله مخصوصاً برای کسبوکارهایی که تنوع محصول زیادی دارند، یکی از بزرگترین هزینههای پنهان است.
چطور هزینههای انبار را کاهش دهیم؟
- بستهبندیهایی را سفارش دهید که در حالت باز (فلت) کمترین فضا را اشغال کنند
- بهجای استفاده از چند مدل کارتن متفاوت، از مدلهایی استفاده کنید که چیدمان منظمتری دارند
- در صورت امکان، برنامهریزی خرید داشته باشید تا مجبور به انبار کردن حجم زیادی نباشید
۴. پرینت و چاپ غیربهینه
چاپ یکی از قسمتهایی است که میتواند هزینهها را ناخواسته بالا ببرد.
ممکن است دقیقاً ندانید که هر رنگ یا هر افکت چاپ چه هزینهای دارد، بنابراین طرحی را انتخاب میکنید که خیلی خاصی باشد اما هزینه تولید آن چند برابر است.
رایجترین اشتباهات در این زمینه، استفاده از رنگهای متعدد بدون دلیل، انتخاب افکتهایی مثل UV موضعی، برجسته، فویل و … بدون توجه به هزینه آن، انتخاب جنسهایی که چاپ روی آنها گرانتر است و همچنین چاپ در تیراژهای کم که قیمت واحد را افزایش میدهد است.
راهکار کاهش هزینه چاپ
- از طراح بخواهید یک نسخه اقتصادی هم آماده کند
- تا حد ممکن رنگهای اضافه را حذف کنید (طرحهای مینیمال معمولاً هزینه چاپ کمتری دارند)
- تا جای ممکن، چاپ را در تیراژ بالاتر انجام دهید چون هزینه واحد کمتر میشود
- از متریالهای سازگار با چاپهای رایج استفاده کنید (مثل کرافت یا ایندربرد)
۵. بستهبندیهایی که مونتاژ زمانبری دارند
در بسیاری از کسبوکارها، هزینه مونتاژ بستهبندی اصلاً دیده نمیشود.
این سناریو را در نظر بگیرید: یک جعبه طراحی شده بسیار زیباست، اما برای بستن آن باید ۴–۵ تا تا زد یا حتی نیاز به چسب دارد. این یعنی زمان نیروی انسانی افزایش پیدا میکند و وقتی حجم سفارشها بالا میرود، همین چند ثانیه اضافی به دهها ساعت اضافهکاری تبدیل میشود.
راهکار کمتر کردن این هزینه
- بستههایی انتخاب کنید که با راحت بسته شوند
- از تأمینکننده بخواهید نسخه Easy-Assembly ارائه دهد
۶. نارضایتی مشتریان از بستهبندی یکبارمصرف
حتی اگر محصول آسیب نبیند، بستهبندی نامناسب میتواند باعث نارضایتی مشتری شود.
مثلاً بازشدن آن سخت باشد. ظاهر آن حس بیکیفیتی بدهد. اطلاعات روی بسته کم یا ناقص باشد. حتی ممکن است که کالای فستفودی داخل جعبه کاغذی بخار کند و ظاهرش خراب شود.
اینها باعث افزایش تماسهای پشتیبانی، نرخ بازگشت کالا یا حتی نظرات منفی در شبکههای اجتماعی میشود که در نهایت هزینهای بسیار بزرگتر از یک بستهبندی استاندارد خواهد داشت.
راهحلهای کاهش هزینه
- از مشتریان بازخورد بگیرید
- در محصولات غذایی از بستههای تهویهدار استفاده کنید
- اطلاعات لازم را روی بسته درج کنید تا مشتری سردرگم نشود
۷. خرید نامنظم و بدون برنامه
خیلی از کسبوکارها زمانی اقدام به خرید بستهبندی میکنند که موجودی آن تمام شده است.
این عجله باعث میشود که دیگر فرصت مقایسه نداشته باشند و یا خرید خود را در زمان اوج قیمت انجام دهند. یا اینکه مجبور به سفارش تیراژ کم با قیمت بالا شوند.
چطور از این نوع هزینهها جلوگیری کنیم؟
- مصرف ماهانه خود را پایش کنید
- حداقل ۲ هفته قبل از تمام شدن موجودی، سفارش جدید ثبت کنید
- از چند تأمینکننده قیمت بگیرید
- خریدهای اصلی را در فصلهایی انجام دهید که نوسان قیمت کمتر است
۸ . هزینههای ناشی از عدم استفاده درست از دادهها
بسیاری از کسبوکارها دادههای بسیار ارزشمندی درباره نرخ مرجوعی، شکایتها، هزینههای انبار و تاریخهای افزایش قیمت دارند، اما از آنها استفاده نمیکنند.
در نتیجه، سالها همان بستهبندی را با همان مشکلات تکراری تهیه میکنند و هزینههای پنهان ادامه پیدا میکند.
اقدامات مناسب برای این مسئله
- داده مصرف ماهانه بستهبندیها را تحلیل کنید
- نرخ خرابی محصولات حین ارسال را بررسی کنید
- لیست شکایات مربوط به بستهبندیها را ماهانه مرور کنید
- قیمتها را در بازههای زمانی مختلف با هم مقایسه کنید
راهکارهای عملی و قابلاجرا برای کاهش هزینههای پنهان بستهبندی
بعنوان جمعبندی یک نقشه راه کاملاً کاربردی برای شما تهیه شدهاست. بسیاری از برندها با اجرای همین ۶ قدم، توانستهاند تا ۳۰درصد هزینه بستهبندی را کاهش دهند.
قدم ۱: بازبینی طراحی و ابعاد بستهبندی
- ابعاد را مجدد اندازهگیری کنید
- فضای خالی را در بستهها تا حد امکان کم کنید
- اگر محصول چند سایز دارد، بستهها را بهینه کنید تا در چند سایز مشترک جا شوند
قدم ۲: انتخاب مواد اولیه مناسب
- از متریال بادوام اما سبک استفاده کنید
- اگر محصول غذایی دارید، از بستههای تهویهدار استفاده کنید
- از سازنده بخواهید نمونه ارائه کند و مقاومت آن را تست کنید
قدم ۳: بهینهسازی چاپ
- رنگهای اضافی طرح را حذف کنید
- از چاپهای فانتزی غیرضروری اجتناب کنید
- تا جای ممکن چاپ را در تیراژ بالا انجام دهید
قدم ۴: کاهش زمان بستهبندی
- بستههایی انتخاب کنید که سریع مونتاژ میشوند
- استفاده از چسب را تا حد ممکن حذف کنید
- اگر حجم سفارش زیاد است، دستگاههای ساده برای اتوماسیون بخرید
قدم ۵: مدیریت لجستیک و انبار
- بستهبندی را طوری طراحی کنید که بهصورت فلت فضای کمی بگیرد
- خرید را بر اساس مصرف واقعی برنامهریزی کنید
- بستهبندیهایی انتخاب کنید که در پالت یا قفسه بهتر چیده میشوند
قدم ۶: گرفتن بازخورد از مشتری
مشتریان بهترین منبع اطلاعات برای اصلاح بستهبندی هستند. با پرسیدن چند سؤال ساده میتوانید الگوهای مهمی پیدا کنید:
- آیا باز شدن بسته راحت است؟
- کالا آسیبدیده بوده؟
- ظاهر بسته حس کیفیت دارد؟
- آیا ابعاد بسته مناسب است؟
