وقتی صحبت از راهاندازی یک کافه میشود، اکثراً فکر ما به سمت انتخاب دستگاه قهوهساز، طراحی دکوراسیون یا حتی انتخاب نام برند میرود. اما تجربه نشان داده است که موفقیت یا شکست بسیاری از کافهها، در تصمیمهای بزرگ نیست، بلکه در مدیریت کردن کارهای روزمره و ساده رقم میخورد. یکی از همین کارهای جزئی و البته مهم، انتخاب و مدیریت ظروف یکبارمصرف است؛ این موضوعی شاید در ابتدا ساده به نظر برسد، ولی در عمل میتواند تأثیر زیادی روی هزینهها، نظم کار و رضایت مشتری داشته باشد.
کافهدارانی که در ابتدای کار خود هستند معمولاً به علت هیجانی که شروع کار دارد، اقدام به خرید حجم زیادی از لیوان قهوه، درب، هولدر و سایر ملزومات میکنند، بدون اینکه تصویر روشنی از مصرف واقعی خود داشته باشند. نتیجه این تصمیمها اغلب اوقات به شکل خواب سرمایه در انبار، کمبود نقدینگی یا حتی دورریز کالا خودش را نشان میدهد. این نوشته هم دقیقاً با هدف جلوگیری از همین اشتباهات نوشته شده و تلاش شده تا یک چکلیست کاربردی و واقعبینانه برای خرید ظروف یکبار مصرف در آن قرار گیرد؛ چکلیستی که هم به مدیریت هزینه کمک کند و هم موجودی انبار را منطقی و قابل کنترل نگه دارد.
مدیریت جریان نقدینگی و جلوگیری از خواب سرمایه در انبار
جریان نقدینگی، ستون فقرات هر کسبوکار خدماتی است و کافهها هم از این قاعده مستثنا نیستند. شاید خرید یک کارتن لیوان یا چند بسته درب در نگاه اول هزینه بزرگی به نظر نرسد، اما وقتی این خریدهای بدون برنامه چندین و چند بار تکرار شوند، بخش قابل توجهی از سرمایه اولیه را درگیر میکنند.
خواب سرمایه زمانی اتفاق میافتد که شما پول نقد را به کالایی تبدیل کردهاید که فعلاً مصرف نمیشود یا سرعت گردش آن پایین است. ظروف یکبار مصرف به دلیل حجم زیاد و فضای اشغالشده در انبار، اگر بیش از حد نیاز خریداری شوند، خیلی زود به این دسته تبدیل میشوند. در ماههای ابتدایی راهاندازی کافه، که هنوز فروش به ثبات نرسیده، این موضوع میتواند فشار مالی قابل توجهی ایجاد کند.
راهکار ساده اما مؤثر، بررسی میزان مصرف واقعی است. ثبت مصرف روزانه یا هفتگی لیوانها و سایر لوازم مصرفی در کافهتان، حتی بهصورت دستی، به شما دید دقیقی میدهد که چه چیزهایی واقعاً پرمصرف است و چه چیزهایی را فقط فکر میکردید که مصرف بالایی دارد. با این روش، خریدهای بعدیتان بر اساس دادههای واقعی انجام میشوند، نه حدس و گمان.
تحلیل سایزها: کدام لیوانها (۱۱۰، ۲۲۰، ۳۶۰ سیسی) بیشترین مصرف را در منوی شما دارند؟
انتخاب سایز لیوان، یکی از تصمیمهای کلیدی در طراحی منوی کافه است. این انتخاب فقط به حجم نوشیدنی مربوط نمیشود و روی قیمت تمامشده، مقدار مصرف قهوه و حتی سرعت آمادهسازی سفارشها هم اثر میگذارد.
+ لیوان ۱۱۰ سیسی غالباً برای سرو اسپرسو و نوشیدنیهای غلیظ استفاده میشود. اگرچه این سایز جزو ملزومات اصلی هر کافهای است، اما مصرف آن عموماً کمتر از سایزهای دیگر است. تعداد زیادی از کافهها در خرید این سایز دچار افراط میشوند، در حالی که مصرف واقعی آن به اندازه لیوانهای بزرگتر نیست.
+ لیوان ۲۲۰ سیسی در اکثر کافهها نقش ستون اصلی برای سرو نوشیدنیهای گرم را دارد. این سایز برای کاپوچینو، لاته کوچک، آمریکانو و بسیاری از آیتمهای منو استفاده میشود و میتوان گفت بیشترین گردش را دارد. تمرکز روی تأمین به اندازه این سایز، یکی از هوشمندانهترین تصمیمها در مدیریت ظروف یکبار مصرف است.
+ لیوان ۳۶۰ سیسی هم بیشتر مناسب سفارشهای بیرونبر، لاتههای بزرگ و نوشیدنیهایی است که مشتری آنها را در مسیر مصرف میکند. میزان مصرف این سایز به موقعیت مکانی کافه، سبک مشتریان و درصد سفارشهای بیرونبر بستگی دارد. شاید بتوان گفت که کافههایی مستقر در مناطق اداری یا پرتردد، اکثر اوقات مصرف بالاتری در این سایز را دارند.
تحلیل درست سایزها، به شما کمک میکند میزان خرید را بهدرستی تنظیم کنید و از انباشته شدن لیوانهایی که مصرف کمی دارند جلوگیری شود.
ملزومات واجب در برابر اقلام تزئینی: کجا صرفهجویی کنیم و کجا دستودلباز باشیم؟
یکی از چالشهای همیشگی افراد کافهدار، تشخیص مرز بین نیاز واقعی و هزینههای زینتی است. در ابتدای شروع کار، وسوسه استفاده از بستهبندیهای خاص، لیوانهای متفاوت یا اکسسوریهای فانتزی طبیعی است، اما همیشه منطقی نیست.
بستهبندیهای واجب شامل لیوان با کیفیت مناسب، درب استاندارد، هولدر مقاوم، دستمال و در صورت نیاز نی است. این اقلام مستقیماً با تجربه مشتری در ارتباط هستند و کیفیت پایین آنها بهسرعت دیده میشود. صرفهجویی بیش از حد در این موارد، در بیشتر مواقع باعث نارضایتی، نشتی نوشیدنی یا حتی آسیب دیدن پرستیژ برند میشود.
برعکس مواردی که گفته شد، در خرید اقلام تزئینی یا خاص بهتر است با دید باز تصمیم بگیرید و تا حد ممکن بهصورت محدود از آنها استفاده کنید. این موارد زمانی ارزش دارند که فروش شما به یک ثباتی رسیده باشند تا بتوانید بعنوان مکمل از آنها استفاده داشته باشید، نه اینکه به یک هزینه ثابت و سنگین تبدیل شوند. اولویت همیشه باید با اقلامی باشد که هر روز و در هر سفارش استفاده میشوند.
استراتژی خرید: مزایا و معایب خرید کلی در برابر خریدهای دورهای کوتاه
خرید عمده تقریباً همیشه با تخفیف همراه است، اما این تنها یک بخش از کل ماجراست. در خرید با تیراژ بالا، شما باید فضای انبار، ریسک تغییر مصرف و هزینه خواب سرمایه را هم در نظر بگیرید. اگر هنوز الگوی فروش شما تا حد خوبی تثبیت نشده باشد، این روش میتواند دردسرساز شود.
خریدهای دورهای کوتاه، میتوانند انعطافپذیری بیشتری برای شما ایجاد کنند. شما میتوانید بر اساس تغییر فصل، اصلاح منو یا افزایش و کاهش تقاضا، حجم خرید را تنظیم کنید. این روش برای کافههایی که تازهتأسیس هستند، انتخاب امنتری محسوب میشود.
اما بهترین استراتژی، ترکیبی از هر دوی این رویکردها است. اقلام پرمصرف و ثابت را میتوان بهصورت عمده خرید، در حالی که سایر ملزومات بهصورت دورهای تأمین میشوند. این تعادل، هم هزینه را کنترل میکند و هم ریسک را کاهش میدهد.
اصول انبارداری ظروف کاغذی: محافظت در برابر رطوبت و بوهای محیطی کافه
حتی اگر بهترین ظروف کاغذی بازار را تهیه کنید، نگهداری نامناسب میتواند کیفیت آنها را بهشدت کاهش دهد. رطوبت، مهمترین عامل آسیب به لیوانها و ظروف کاغذی است و باعث تغییر شکل، کاهش استحکام و حتی انتقال بو به نوشیدنی میشود.
محل نگهداری ظروف باید خشک، تمیز و دارای تهویه مناسب باشد. قرار دادن کارتنها روی پالت یا فاصله دادن آنها از زمین، یک اقدام ساده اما بسیار مؤثر است. همچنین بهتر است ظروف را با فاصله زیادی از منابع بوی قوی مانند قهوه آسیابشده، مواد شوینده یا زبالهها نگهداری کنید.
در واقع رعایت اصل اولین ورودی، اولین خروجی (FIFO یا همان First in, first out) کمک میکند ظروف قدیمیتر زودتر مصرف شوند و احتمال آسیبدیدگی یا افت کیفیت آنها کاهش پیدا کند. این نظم ساده، در بلندمدت جلوی هدررفت هزینههای پنهان را میگیرد.
جمعبندی نهایی
ظروف یکبار مصرف فقط یک هزینه جانبی نیستند؛ آنها بخشی از سیستم مالی، عملیاتی و حتی برندینگ کافه شما هستند. با نگاه تحلیلی به مصرف، انتخاب سایزهای درست، تفکیک نیاز از تجمل و رعایت اصول خرید و انبارداری، میتوانید بدون فشار به بودجه، کافهای منظم، حرفهای و سودآور راهاندازی کنید. اگر این تصمیمها از ابتدا آگاهانه گرفته شوند، مسیر رشد کافه بسیار هموارتر خواهد بود.
در نهایت هم اگر قصد خرید ملزومات بیرونبر کافه دارید میتوانید پکیج هولدرهای کافه و همچنین ظروف کاغذی بیرونبر را همین حالا مشاهده کنید.
